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Entscheidungsvorlage: Regelung der digitalen Antragstellung im Bezirksverband

1. Ausgangslage

Der Bezirksverband nutzt bereits digitale Formulare auf der Homepage. Das Flussdiagramm beschreibt den aktuellen bzw. angestrebten Ablauf.

• „Durch Antragsteller bearbeitbare Formulare Bauantrag aus Homepage auswählen, bearbeiten, speichern“
• „Senden gespeicherten Bauantrag mit E-Mail an zuständigen Verein
  oder ausfüllen mit Hilfe des Bauobmann des zuständigen Verein“
• „inhaltliche Prüfung durch Bauobmann Verein auf Ordnungsmäßigkeit,
  bei Mängelfeststellung Klärung mit Antragsteller“
  „Entscheidung des zuständigen Verein zur vorläufigen Genehmigung“
  „Entscheidung des zuständigen Verein zur Weiterleitung an BV“
• „einfache digitale Signierung zuständiger Vereinsvorstand“
• „Senden mit Homepage Kontaktformular oder E-Mail an BV“
• „inhaltliche Prüfung durch Bauobmann BV auf Ordnungsmäßigkeit“
• „Entscheidung des Bauobmann BV zur Genehmigung an Vorsitzenden BV bereitstellen“
• “bei Mängelfeststellung Rückgabe an zuständigen Verein“
• „Entscheidung des Vorsitzenden BV zur Genehmigung bereitstellen“
• “bei Mängelfeststellung Rückgabe an Bauobmann BV“
• „qualifizierte digitale Signierung Vorsitzender  BV“
• „Ablage in Verwaltungssystem des BV“
• „Der mit QES versehene und kopiergeschützten Antrag durch den
  Bauobmann BV an den zuständigen Verein senden“
• „Senden des mit QES versehenen, kopiergeschützten und bestätigten Antrages an den
  Antragsteller senden, gegebenenfalls in Schriftform ausgedruckt“

2. Ziel der Regelung

• Rechtssichere, einheitliche und nachvollziehbare digitale Antragstellung für Bauanträge.
• Entlastung der Ehrenamtlichen durch klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe.
• Sicherstellung der Dokumentation und Archivierung im Sinne der Vereins- und Datenschutzpflichten.
• Kompatibilität mit den Anforderungen des Landes- bzw. Bezirksverbands („Import Datenbank Gartenbund“).

3. Beschreibung des digitalen Verfahrens

3.1 Antragstellung durch Pächter

• Auswahl eines bearbeitbaren Bauantragsformulars auf der Homepage.
• Ausfüllen, Speichern und Ergänzen um Skizze und Baubeschreibung („Antragsteller Pächter: Skizze, Baubeschreibung“).
• Übermittlung an den zuständigen Verein mit E-Mail
• Gegebenenfalls gemeinsam mit Bauobmann des zuständigen Verein ausfüllen.

3.2 Prüfung im Verein

• Erstbearbeitung durch den Bauobmann.
• Prüfung durch den Vorsitzenden.
• Möglichkeit zu Rückfragen an Antragsteller.
• Digitale Signierung durch den Vorsitzenden.
• Senden mit Homepage Kontaktformular oder E-Mail an BV

3.2 Prüfung im BV

• Erstbearbeitung durch den Bauobmann („Bearbeitung vom Bauobmann“).
• Prüfung durch den Vorsitzenden.
• Möglichkeit zu Rückfragen an Antragsteller.

3.3 Entscheidung und Signatur

• Qualifizierte digitale Signierung durch den Vorsitzenden.

3.4 Dokumentation

• Ablage auf dem Server des BV.
• Import in die Datenbank des Gartenbundes.
• Speichern des mit QES versehenen Antrages im Verein.4. Entscheidungspunkte für den Vorstand

 

5. Beschlussvorschlag (Formulierungsvorschlag)

Der Bezirksverbandsvorstand beschließt:

1. Die Antragstellung für Bauanträge erfolgt künftig digital über die Homepage des Bezirksverbands.
2. Der Bezirksverband stellt bearbeitbare Formulare bereit, die von den Pächtern ausgefüllt und digital eingereicht werden.
3. Die Prüfung erfolgt gemäß dem im Flussdiagramm dargestellten Ablauf:
   • Erstprüfung durch den Bauobmann,
   • Entscheidung und qualifizierte digitale Signatur durch den Vorsitzenden.
4. Alle Anträge werden zentral auf dem Server des BV archiviert und anschließend in die Datenbank des Gartenbundes importiert.
5. Der Vorstand beauftragt den Vorsitzenden und den IT-Beauftragten, die technischen und
   datenschutzrechtlichen Voraussetzungen umzusetzen und die Formulare bereitzustellen.